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Dernière mise à jour : 12 août 2025

Les présentes conditions générales s'appliquent exclusivement aux agences de voyages, voyagistes, organisateurs d'événements et clients professionnels agréés (« Partenaires ») travaillant avec Polow Indonesia. Elles ne s'appliquent pas aux voyageurs réservant directement auprès de nous. Si vous êtes un voyageur individuel ou un groupe réservant directement, veuillez consulter nos conditions générales de réservation pour les clients.

1. Définitions

• « Services »: Toutes les prestations de voyage, y compris, mais sans s'y limiter, l'hébergement, le transport, les excursions, les activités, les guides et l'organisation d'événements que nous proposons.
• « Réservation »: Une demande de services confirmée soumise par le partenaire.
• « Client(s) »: Clients finaux voyageant dans le cadre de la réservation du Partenaire.

2. Processus de réservation

1. Toutes les demandes de réservation doivent être envoyées par courriel à info@polowindonesia.com et/ou Devit@polowindonesia.com ou via une plateforme de réservation convenue.
2. Les réservations ne sont confirmées qu'après réception d'une confirmation écrite de Polow Indonesia et du versement de l'acompte initial.
3. Il incombe au partenaire de fournir des informations exactes et complètes sur tous les clients, notamment leurs noms complets, les dates de voyage, les informations relatives à leur passeport et leurs besoins particuliers.

3. Tarifs et modalités de paiement

• Tous les tarifs sont nets, sauf accord contraire écrit.
• Les tarifs sont susceptibles d'être modifiés sans préavis jusqu'à la confirmation de la réservation.
• Le paiement doit être effectué en dollars américains par virement bancaire ou par tout autre moyen convenu.
• Dépôt:
  • Un acompte non remboursable de 30 % est requis pour confirmer la réservation.
  • Certains prestataires (par exemple, les complexes hôteliers de luxe, les lieux pour événements spéciaux) peuvent exiger un acompte plus élevé ou un paiement intégral anticipé au moment de la réservation.
• Paiement final:
  • À régler 45 jours avant la date de début des services.
  • Pour les réservations effectuées dans les 45 jours précédant la date, le paiement intégral est requis à la confirmation.
• Le non-paiement dans les délais impartis peut entraîner une annulation automatique assortie des frais applicables.

3.1 Conséquences d'un retard de paiement

• Si le paiement n'est pas reçu à la date d'échéance indiquée sur la facture, Polow Indonesia se réserve le droit de :
  1. Suspendre ou annuler la réservation sans préavis.
     
  2. Recouvrez tous les frais de recouvrement, y compris les frais juridiques, engagés pour recouvrer la créance.
     

4. Amendements

• Les modifications demandées après confirmation sont soumises à disponibilité et peuvent entraîner des frais supplémentaires.
• Les changements de nom peuvent être considérés comme des annulations selon la politique du fournisseur.

5. Politique d'annulation

Sauf indication contraire dans l'itinéraire confirmé ou les conditions du fournisseur, les dispositions suivantes s'appliquent :

• Plus de 60 jours avant l'arrivée: perte de l'acompte uniquement.
• 45 à 59 jours avant l'arrivée: 50 % du coût total de la réservation.
• 30 à 44 jours avant l'arrivée: 75 % du coût total de la réservation.
• Moins de 30 jours avant l'arrivée / Non-présentation: 100 % du coût total de la réservation.

⚠ Certains services (par exemple, les vols, les croisières, les séjours à l'hôtel en haute saison) ne sont pas remboursables à 100 % une fois réservés.

6. Force majeure

Polow Indonesia décline toute responsabilité en cas de retards, modifications ou annulations dus à des événements indépendants de sa volonté, notamment les catastrophes naturelles, les pandémies, les troubles politiques ou les réglementations gouvernementales. Dans ces cas, nous vous aiderons à reprogrammer votre événement dans la mesure du possible, mais les frais d'annulation habituels s'appliquent, sauf si les fournisseurs y renoncent.

7. Responsabilités du partenaire

• Il incombe au partenaire de communiquer ces conditions à ses clients.
• Le partenaire doit s'assurer que tous les invités remplissent les conditions requises en matière de visa, de santé et de voyage pour l'Indonésie et les autres destinations figurant dans leur itinéraire.
• Toute demande particulière (régime alimentaire, médicale, préférences concernant la chambre) doit être soumise par écrit au moment de la réservation.

7.1 Propriété et utilisation du contenu

• Durant le voyage, Polow Indonesia pourra prendre des photos ou des vidéos des clients et des activités touristiques à des fins de contrôle qualité, de documentation et de promotion.
• En réservant avec nous, le Partenaire confirme avoir obtenu le consentement nécessaire des Clients pour que ce contenu soit utilisé par Polow Indonesia dans ses supports marketing, sur les réseaux sociaux, sur son site web et sur d'autres plateformes promotionnelles, sans paiement ni autre approbation.
• Si un invité ou un partenaire souhaite se désinscrire de cette utilisation, il doit nous en informer par écrit avant le début du voyage.

8. Assurance voyage

• Polow Indonesia ne propose pas d'assurance voyage et décline responsabilité quant aux frais liés aux soins médicaux, à l'hospitalisation, à la perte de bagages, à l'interruption de voyage, aux retards ou à tout autre incident.
• Il incombe au partenaire de veiller à ce que les clients souscrivent une assurance voyage complète couvrant la santé, les accidents, les annulations et autres risques potentiels avant leur voyage.

9. Interdiction du braconnage et non-contournement

• Le Partenaire s'engage à ne pas solliciter, contracter ou tenter de travailler directement avec les fournisseurs, prestataires de services ou clients de Polow Indonesia présentés par Polow Indonesia pendant une période de 24 mois après la dernière date de réservation, sans consentement écrit préalable.
• Toute violation de cette clause autorisera Polow Indonesia à réclamer des dommages-intérêts forfaitaires équivalents à la valeur estimée du manque à gagner.

10. Responsabilité

• Polow Indonesia agit en tant qu'agent pour des fournisseurs tiers et n'est pas responsable des pertes, dommages, blessures ou décès résultant de leurs actes ou omissions.
• Notre responsabilité est limitée à la valeur totale de la réservation qui nous a été versée par le Partenaire.

11. Droit applicable et règlement des différends

• Les présentes conditions générales sont régies par le droit de la République d'Indonésie.
• Tout différend devra être réglé à l'amiable ; à défaut, il sera soumis à la juridiction des tribunaux de Denpasar, à Bali.

Politique d'annulation – Résumé pour les agences de voyages et les partenaires commerciaux 

1. Acompte: Non remboursable.
2. >60 jours: Perte du dépôt uniquement.
3. 45–59 jours: 50 % du coût total.
4. 30 à 44 jours: 75 % du coût total.
5. <30 Days / No Show: 100% du coût total.
6. Certains services ne sont pas remboursables à 100% lors de la réservation.
7. Les remboursements (le cas échéant) seront traités dans un délai de 30 jours ouvrables après l'annulation écrite.